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档案管理制度
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第一条 行政档案管理制度

机构发展规划、年度计划、总结、各类统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、人事档案、机构文件、会议记录、法律文书、购买协议、合同、服务对象资料、项目方案等具有参考价值的文件资料均属当按管理范畴。

机构行政管理档案由副总干事负责,归行政管理部管理。

档案原则上不外借,确因工作需要借阅档案,均应按照相关规定和审批权限审批后借阅。

档案管理要做到专人负责、安全保管、定期检查,做到防盗、防火、防潮、防失密。

档案应有专门存放卷柜,并保持周边禁烟、禁爆、禁水。

管理人员应及时、准确地登记档案的移交、接收,建立档案管理账目。

按照管理科目分类做好档案制册、填写和统计工作。

第二条 财务档案立卷归档制度

 财务档案是机构档案管理的重要组成部分,是机构开展专业服务过程中依据有关规定收支政府购买服务费用和会计核算活动中产生的重要资料和票帐,是记录和反映机构执行服务合同的重要史料和证据。

财务管理部门每年形成的财务档案应由财务部门按照财务档案的归档范围和归档要求,负责装订成册,整理立卷。

财务档案的归档范围是其职能活动中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、银行对帐单、工资表等有关会计核算专业材料。

财务档案案卷编号,应以每一本报表、一本帐簿、一本凭证各自给一个案卷号。

财务档案的排列,要在年度内先把内设机构按先后顺序排好,然后将各内设机构中的报表、帐簿、凭证按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列,一年编一个案卷流水号。

拟制案卷标题,要根据财务档案每卷的具体内容进行批制,使其能完整、准确的反映卷内内容。

编制财务档案案卷目录,要在整理立卷基础上进行逐卷填写。

财务档案的归档时间是当年会计档案,在会计年度终了后,可在财务管理部保管二年期满后,由会计部门编制案卷目录及清册,在三月末之前移交给档案室,并办理移交手续。

 

第三条 声像档案立卷归档制度

声像资料是机构档案资料的重要组成部分,为做好声像档案立卷归档工作,制定本制度,档案管理工作由行政管理部负责:

声像档案的归档范围是机构在日常工作、活动和专业服务中以及重大事件中反映主要事件、会议、人物、主要活动及有历史价值的资料。

机构在工作、活动中形成的各种声像资料,由有关部门统一立卷,每季度向机构档案管理人员移交。

归档的声像资料要根据形成的时间、作者、内容、重要程度,形成规律和联系组卷,使声像档案能正确反映工作实际,便于查找利用。

第四条 专业服务档案归档制度

归档的文件材料必须年度立档,机构内部工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别归档。

档案承办部门或负责人员应保证记录的完整性,结案后及时上交。工作变为或因故离职时应将经办的材料向相关机构工作人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

归档范围:本制度主要针对于本机构社工对服务对象的服务记录的服务记录、督导记录以及工作总结等的管理。

 

归档要求:

一、归档的文件材料,应按照保持真实的原则和归档要求特征对文件内容进行归档。

二、在一个档案内要按问题或文件形成的时间,系统地安排。

三、应归档的文件、材料应由其负责服务人员收集全齐。

四、档案标题要简明准确,整理好的档案要确定档案的保管期限,原则上分为三年、两年、一年三种。

五、按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。

六、全部档案组成后,要对档案做统一安排并编写档号,然后逐一登记,填写档案目录。

 

归档方式:

一、机构一线与服务对象进行交流服务,必须进行记录,并交机构归档。

二、一项服务已完成时(包括一个问题已解决,一件案件已处理等),由有关人员将进行该项工作形成的全部文件材料,系统整理后交机构归档。

三、服务人员与督导或顾问的交流记录,应于交流结束后交机构归档。

四、每年的十二月进行一次全面、彻底的归档,各位专业服务人员要把本年度应归档而未归档的全部文件移交档案室归档。

 

第五条  档案归档制度

机构在管理过程和开展各项活动中形成的具有保存价值的文件材料,均应由社会服务部进行整理、归档,并定期向档案管理人员移交。

机构领导和办事人员办理完毕的文件材料应及时移交归档。

凡外出参加学习、考察、参加各种会议的人员返回单位后,应在三日内将所带回资料、材料、文件的原件移交归档。

机构各部门在开展工作过程中形成的需保存材料、文件和要件,按一件一卷原则,由本部门整理、立卷,交档案管理人员归档。

机构财务部门应按照机构档案管理科目分类建档,并由财务部门专门建档保存,相关要求按照档案管理制度执行。

第六条 档案保密制度

严格遵守有关法律法规以及机构保密制度,防止丢失、泄密。

借阅档案须经社会服务部,查阅档案需管理人员在场,需要摘抄或复制的保密资料,必须经机构领导书面批准,不准私自摘抄、复印。

未经领导批准,档案不准横传、私自外借,不准带出机构。

外单位因工作需要查阅和抄录档案时,行政管理部报经总干事批准后,方可在管理人员在场情况下调阅。

第七条  档案查阅借阅制度

机构员工查阅档案,应有社会服务部批准后方可查、借阅。外单位人员查阅档案,须报总干事批准,并持有单位介绍信及查阅人身份证明。

查阅服务对象资料等有关保密案卷时,需经机构督导或顾问人员书面批准;查阅一般档案资料时,管理人员必须进行登记确认。

 

第八条 文书档案归档文件整理制度

机构在开展工作中形成的各种文件材料,由相关人员及部门按照归档范围进行整理、归类,并移交档案管理人员归档。

多份文件为一件的文件材料须用装订到一起,不许有散页。

多份文件为一件的文件排序,来文首先是文件阅办单,然后是正文;发文首先是正文,然后是发文签批单,最后是底稿;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。

采用年度---保管期限---问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期,再在保管期限下面按问题分为文件类、管理类、业务类。

组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、问题、保管期限。

按保管期限对归档文件材料进行编号,一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范,管理、业务分开,排列清晰,便于查考。

归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整,不得漏项,填写归档文件日期单位数要用0占位。

每年末立好本年度的需建档案卷,连同归档文件目录向档案管理人员移交。

 

第九条 档案销毁制度

机构任何个人或部门非经允许不得销毁机构档案资料。

专业服务档案的形成属于职务行为,版权应归属机构,工作人员无权力私自带离本机构或私自销毁。

当某些档案到了销毁期时,由档案管理人员填写《档案资料销毁审批表》交机构机构总干事批准后执行。

凡属于密级的档案资料必须由总干事批准方可销毁;一般的档案资料,由常务副总干事批准后方可销毁。

经批准销毁的档案,档案管理人员须认真核对,将批准的《档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

在销毁档案资料时,必须由总干事或常务副总干事指定专人监督销毁。

 

附件:档案分类编码说明

为了方便各社区综合服务中心有序有效地进行档案整理工作,同时便于评估和机构管理,现根据各社区实际情况,制定档案分类编码,供各社区综合服务中心参考试用。

一、编码说明

第一级编码以社区综合服务中心简称构成:LMXX

第二级编码以档案资料分类进行编码,主要有基础设施(JC)、管理制度(ZD)、服务活动(HD)、服务管理(GL)、服务队伍建设(DW)、培训(PX)、财务管理(CW)、会议管理(HY)、对外报道宣传(XC)、交流合作(HZ)。具体各社区可根据实际情况进行调整。例如各社区的ABCD等。

第三级编码为各社区分类下具体文件的编码,各社区自行编制填写。

例如:LMBM-ZD-RS-JX(01)

      LMBM-ZD-RS-KQ(02)

以上是指白马社区综合服务中心(LMBM)档案中,管理制度(ZD)中人事管理(RS)的第一份(01)制度——绩效管理(JX)和第二份(02)制度——考勤管理(KQ)。

再如:LMYL-HD(T)-201306

以上指元岭社区综合服务中心(YL2013年第6个关于青少年(T)的服务活动(HD)。

二、具体编码

    说明:该部分提供的编码为各大类(二级编码)下辖文件目录,编码仅供参考,但每一大类中的内容需各中心完善备齐。

 

 
 

三、具体内容说明  

  

说明:1、痕迹资料务必齐全;2、及时做好档案汇总记录和借阅记录;3、月报表信息归档。

 

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